Efter att Ekot rapporterat om en internrevisionsrapport som visade på hög risk för jäv på Sidas avdelning för civilsamhällesfrågor, så har rapporteringen vållat intern diskussion på myndigheten.
Av Rasmus Canbäck 12 maj, 2024
Förra veckan rapporterade Ekot att Sidas styrelse godkänt en internrevisionsrapport som visade på hög risk för jäv på Sidas avdelning för civilsamhällesfrågor (Civsam).
Frågan är särskilt aktuell i och med UD uppdragit åt Sida att se över SPO-modellen under våren. SPO är de särskilda partnerorganisationerna som Sida samverkar med för att förmedla bistånd genom. Kritik har riktats från så väl Sida som SPO:erna mot uppdraget. Kritiken har framför allt handlat om kommunikationen mot SPO:erna och den knappa tidsramen. I ett replikutbyte i Svenska Dagbladet sammanfattas Moderaternas, Liberalernas och Kristdemokraternas respektive sex SPO:ers ståndpunkter.
Rapporten från internrevisionen på Sida lyfter två rekommendationer kopplat till frågan om jäv.
Den ena handlar om att Sida behöver anpassa kompetensprofilen för anställda så att risken för jäv minskas. I brödtexten förklarar internrevisionen att många anställda på Civsam tidigare har arbetat med civilsamhällesorganisationer, och att Civsam sökt den kompetensen. Internrevisionen understryker att det finns en risk för att medarbetare på Civsam är indirekt delaktiga i beslut för de organisationer som de tidigare arbetat för.
Den andra rekommendationen handlar om att Civsam behöver säkerställa att jäv hanteras löpande och att ett system för rotation av SPO-ansvar införs.
I brödtexten framgår det att det att medarbetare som tidigare arbetat för en civilsamhällesorganisation deltagit i möten där just samarbeten med dem diskuterats. Dessutom finns ett exempel på jävsituationer hanterats genom att en underordnad chef fattat beslut i en fråga där ordinarie beslutsfattare ansetts jävig. Här förordar internrevisionen att en försiktighetsprincip ska tillämpas.
Sammantaget menar internrevisionen att risken för jäv är hög, vilket är den tredje graden på en fyrgradig skala.
Frågan blev dessutom särskilt aktuell i veckan när det skedde en utfrågning av biståndsminister Johan Forssell i riksdagen. På ett svar från ledamöter från Socialdemokraterna kring att omläggningen av SPO-modellen är förhastad, sa Johan Forssell att det finns stora brister hos Sida.
– Bara här om dagen har vi fått en internrevisionsrapport som pekar på allvarliga problem. Bristande rutiner kopplat till just transparens, bristande rutiner kopplat till effektivitet, bristande rutiner kopplat till korruption i biståndet och bristande rutiner kopplat till jäv. Vi väljer att ta oss an de här problemen, sade Johan Forssell i riksdagen den 3 maj.
Efter Ekots rapportering har personal på Sida hört av sig till Blankspot. Dels har de väckt kritik mot att hela bilden av internrevisionsrapporten inte presenterats, dels att ledningsgruppens Management Response inte tagits upp i den mediala rapporteringen.
Management Response är styrelsens svar och plan för åtgärder på de rekommendationer som internrevisionsrapporten tagit fram. Management Response bereds av ledningen inför styrelsen som fastställer den. Enligt ett styrelseprotokoll från den 12 december 2023 så är målsättningen att Management Response ska fastställas i samband med internrevisionsrapporterna.
”Att ha relevanta och konkreta Management Response är en förutsättning för styrelsen. Verksamhetens möjligheter att ta fram relevanta svar är dels beroende av hur iakttagelserna är formulerade dels att tid kan behövas för att identifiera vilka åtgärder som ger bäst resultat. Målsättningen är även fortsättningsvis att ta fram Management Response till samma möte då internrevisionen presenterar granskningen.”
Bilden att Management Reponse inte varit underlag inför den mediala rapporteringen bekräftas när vi kontaktar Jan Turvall som uttalade sig i Ekots intervju. Då sade han att kritiken var relevant.
– Jag tycker det finns all anledning att ställa sig bakom den kritik som framförs i rapporten, sade Jan Turvall i Ekots intervju.
Till Blankspot meddelar han att Management Response inte påverkar hans analys. Med andra ord att han anser att kritiken är fortsatt relevant.
Två medarbetare på Sida har hört av sig till oss med kritik mot hanteringen av kommunikationen av internrevisionsrapporten.
En medarbetare riktar kritik mot att internrevisionen inte inkluderade Management Response i svaret när den kommunicerades till personalen. Enligt dem så har det medfört att det dragits dåliga skämt från annan personal på Sida och det skapades en känsla av utpekande.
Efter att personal kritiserat kommunikationen plockades internrevisionens artikel ner efter 24 timmar. Ett par dagar senare uppdaterades den på nytt med Management Response som delvis går emot internrevisionens bedömning.
I artiklarna som Blankspot har begärt ut så har internrevisionen i den andra publiceringen mycket riktigt inkluderat Management Response.
I artikeln framgår det att styrelsen visserligen instämmer med en del av kritiken, men att den gör en annan bedömning vad gäller att det skulle vara en jävsgrund att det inte sker en systematisk rotation av SPO-ansvar.
”Vad gäller rutin för systematisk rotation av SPO-ansvar så är avsaknad av sådan systematisk rotation ingen jävsgrund i sig och SPO-ansvaret roteras minst vart femte år på CIVSAM, utöver personalförändringar i anledning av t.ex. byte av tjänst.”’
Styrelsen delar visserligen synen på att rutiner för att undvika jävsituationer vid anställningsförfaranden ska vidareutvecklas, men menar samtidigt att det finns goda rutiner för att säkerställa god internstyrning.
”Vad gäller Sidas Management Response i övrigt, omfattade det även bland annat ett konstaterande att CIVSAM redan idag genomför omfattande systematiska uppföljningar av den interna styrningen och kontrollen hos SPO genom externa revisioner och olika typer av stickprov. Så kallade tredjepartsrevisioner granskas också för avtalsefterlevnad, men man ser nu över möjligheten att ytterligare stärka berörda uppföljningar och kontroller genom ett utökat antal stickprov.”
Slutligen framgår det att delar av internrevisionens anmärkningar kommer att hanteras i samband med omläggningen av SPO-modellen.
En ytterligare aspekt är att Sidas styrelse vid sitt möte den 12 december 2023, där internrevisionsplanen för 2024 till 2026 fastställdes, noterat i protokollet att det finns synpunkter på att internrevisionens granskningar kan medföra sidostyrning.
”Styrelsen diskuterade att det i rapporten framkommit synpunkter på att internrevisionens granskningar är resurskrävande och att rekommendationerna medför en risk för sidostyrning som behöver balanseras mot annan styrning och andra uppdrag.”
I artikeln som publicerades på den interna kommunikationsplattformen på Sida kommenterar även chefscontroller Annicka Jansson. Controllerfunktionens uppgift är att delvis att bistå myndigheten med att säkerställa god internstyrning.
– Det är viktigt att komma ihåg att en granskningsrapport är en avvikelserapportering. Det betyder att det som anges i huvudsak är sådant som internrevisionen har kommit fram till kan behöva ändras, förstärkas eller förbättras. Med andra ord ska den inte läsas som en total redovisning av en enhets operativa verksamhet, som ju också inkluderar det som fungerar väl, sade Annicka Jansson i det interna meddelandet.
Det senaste styrelseprotokollet från när internrevisionsgranskningen och Management Response fastställdes från i början på april är inte justerat i skrivande stund, uppger registratorn på Sida.
Slutligen skriver vi med Marie Ottosson, överdirektör på Sida, som bekräftar att det inte förekommit något fall av jäv.
– Det stämmer också att det inte förekommer något aktuellt fall av konstaterat jäv på Civsam. Det är viktigt att komma ihåg att internrevisionen pekar på risker, och risker finns alltid. Det är risker vi tar på stort allvar och har system för att hantera. Det är också välkommet att internrevisionen påminner om dessa risker, då levande diskussioner är en del i att minska risken för att misstag begås, skriver Marie Ottosson.
Hon påpekar även att förhållningssättet gäller för hela Sida. Vad gäller den uppkomna arbetsmiljöproblematiken så bekräftar hon att hon för en dialog med medarbetare på Civsam.
– Det är mycket olyckligt att medarbetare upplever att de blivit utpekade och det tar vi på stort allvar. Jag träffade också enhetens medarbetare vid ett möte för att diskutera arbetsmiljön. Vi har även gjort flera interna kommunikationsinsatser för att ge alla Sidas medarbetare en mer komplett bild av hur vi från ledningen ser på de här frågorna. Ledningen arbetar också nu för att enheten ska förstärkas med fler personella resurser, givet ovanligt högt arbetsbelastning, skriver Marie Ottosson.
Toppbild: En bild vid Sidas huvudkontor och Management Response-rapporten bredvid
Vill du dela med dig av dina erfarenheter på ämnet eller tipsa reportern? Mejla till rasmus@blankspot.se
Följ Blankspot genom att prenumerera på vårt nyhetsbrev här. Du kan också få uppdateringar i realtid genom att gå med i skribentens WhatsApp-grupp.
